Respectarea prevederilor legale și a reglementărilor interne este extrem de importantă, iar orice comportament incorect trebuie identificat, analizat și remediat. Acest lucru implică punerea la dispoziția celor interesați a unor canale de raportare, astfel încât angajații și persoanele externe (parteneri de afaceri, clienți și alte terțe părți) să poată raporta simplu și confidențial orice posibile încălcări ale legii, obținute în context profesional.
Aplicația de raportare incidentelor de integritate, în sensul Legii nr. 361 din 2022, este un canal dedicat prin care unui avertizor, persoană fizică, angajat al companiei sau terță parte, i se oferă posibilitatea de a raporta o anumită situație de care ia cunoștință, care nu respectă legile și reglementările aplicabile, politicile interne și Codul de Conduită și Etică în Afaceri al companiei.
Cum funcționează?
Pentru a transmite o raportare, urmați instrucțiunile din formularul de mai jos.
Aveți opțiunea de a trimite două tipuri de raportare:
- Raportare STANDARD – Dacă ați optat ca sesizarea să nu fie anonimă și ați completat câmpul dedicat adresei de email în formular, după trimiterea raportării veți primi un cod de confirmare pe email. Acest cod unic este afișat și în pasul 5 al formularului.
- Raportare ANONIMĂ – Dacă doriți ca raportarea să rămână anonimă vă recomandăm să copiați codul unic generat în pasul 5 al formularului și să îl păstrați pentru o posibilă identificare a solicitării dumneavoastră.
Raportarea anonimă vă oferă posibilitatea să specificați unde și cum doriți să primiți răspunsul, completând detaliile respective în câmpul din formular dedicat acestei opțiuni. (de exemplu o cutie poștală, un email public, etc.)
În termen de 7 zile calendaristice, veți primi confirmarea primirii raportării în funcție de opțiunile alese prin completarea formularului.
Confidențialitatea datelor dumneavoastră este garantată pe întreaga perioadă de procesare a sesizării.
În termen de maximum 3 luni (90 de zile) de la data confirmării de primire, veți fi informat cu privire la stadiul acțiunilor următoare, precum și ori de cate ori înregistrăm evoluții, cu excepția cazului în care informarea ar putea periclita desfășurarea acestora.
Pe toate perioada de procesate a unei raportări, vă putem solicita informații suplimentare.
În cazul în care raportarea nu conține informații suficiente, altele decât identificarea avertizorului, iar persoana desemnată să proceseze raportarea a solicitat informații suplimentare, raportarea se va clasa dacă avertizorul nu a transmis informațiile solicitate în termen de 15 zile.
Raportați un incident de integritate
Avertizorul în interes public este o persoană fizică care efectuează o raportare sau divulgă public informații referitoare la încălcări ale legii, obținute în context profesional.
Avertizorii pot fi (fără ca enumerarea să fie limitativă):
- Angajații companiei
- Acţionarii şi persoanele care fac parte din structurile de administrare, de conducere sau de supraveghere ale unei întreprinderi, inclusiv membrii neexecutivi ai consiliului de administraţie
- Voluntarii şi stagiarii remuneraţi sau neremuneraţi
- Orice persoană care lucrează sub supravegherea şi conducerea persoanei fizice sau juridice cu care s-a încheiat un contract, a subcontractanţilor şi a furnizorilor acesteia
- Persoanele ale căror raporturi de muncă nu au început încă şi care efectuează raportări prin intermediul canalelor de raportare interne sau externe sau divulgă public informaţii privind încălcări ale legii obţinute în timpul procesului de recrutare sau altor negocieri precontractuale sau în cazul în care raportul de muncă sau raportul de serviciu a încetat
- Persoanele care raportează sau dezvăluie public informaţii privind încălcări ale legii în mod anonim
Pentru a beneficia de protecția acordată unui avertizor, persoana care face raportarea trebuie să acționeze imparțial, cu bună credință și să pună la dispoziție informații concrete și clare astfel încât raportarea să poată fi procesată și investigată în mod corespunzător.
Raportările pot face referire la:
- Încălcări ale legii în domenii precum: achiziţiile publice, serviciile, produsele şi pieţele financiare, prevenirea spălării banilor şi a finanţării terorismului, siguranţa şi conformitatea produselor, siguranţa transportului, protecţia mediului, protecţia radiologică şi siguranţa nucleară, siguranţa alimentelor şi a hranei pentru animale, sănătatea şi bunăstarea animalelor, sănătatea publică, protecţia consumatorilor, protecţia vieţii private şi a datelor cu caracter personal şi a securităţii reţelelor şi sistemelor informatice
- Orice amenințare gravă la adresa interesului public
- Suspiciuni rezonabile, cu privire la încălcări efective sau potenţiale ale legii, care s-au produs sau care sunt susceptibile să se producă în cadrul societății, în care lucrează sau a lucrat avertizorul în interes public sau cu care acesta este sau a fost în contact prin intermediul activității sale, precum şi informaţiile cu privire la încercări de a ascunde astfel de încălcări
- Încălcări ale reglementărilor interne ale companiei
- Conduită care contravine Codului de Conduită și Etică în Afaceri al companiei
Pentru ca o raportare să poate fi procesată, trebuie să îndeplinească condițiile menționate mai jos.
- Raportările pot fi transmise anonim sau persoana care face raportarea își poate asuma identitatea.
- În cazul unui avertizor identificat, compania este obligată să îi protejeze identitatea.
- Raportarea ne-anonimă cuprinde, cel puţin, următoarele: numele şi prenumele, datele de contact ale avertizorului în interes public, contextul profesional în care au fost obţinute informaţiile, persoana vizată, dacă este cunoscută, descrierea faptei susceptibile să constituie o încălcare a legii, precum şi probele în susţinerea raportării.
- Raportarea care nu cuprinde numele, prenumele, datele de contact sau semnătura avertizorului în interes public va fi examinată şi soluționată în măsura în care conţine indicii temeinice referitoare la încălcări ale legii.
- În ambele cazuri vor fi inițiate verificări pentru a se stabili veridicitatea și severitatea faptelor semnalate.În acest scop, elementele care constituie raportarea trebuie să fie precise și demonstrabile. Raportarea ar trebui să acopere cinci întrebări de bază: Cine? Ce? Când? Cum? Unde?
- Timpul necesar procesării fiecărei sesizări depinde de complexitatea cazului, a dovezilor și documentelor supuse analizei.
- Confidențialitatea strictă a informațiilor este garantată pe tot parcursul procesului, în conformitate cu reglementările legale și interne.
- Avertizorul este protejat împotriva oricăror represalii, măsuri discriminatorii sau sancțiuni.
- Avertizorul trebuie să acționeze cu bună-credință, fără intenția de a cauza prejudicii sau de a defăima alte persoane.Dacă o raportare se dovedește a fi falsă sau a fost depusă cu intenția vădită de a defăima, compania va lua măsurile prevăzute de reglementările interne sau legale.
Accesul la informațiile incluse în raportare se face pe baza principiului necesității de a cunoaște și este limitat la persoana desemnată de către companie sau la nivelul grupului de companii, la posibili experții interni autorizați și experți externi mandatați.
Cerințele de confidențialitate se aplică și experților externi care pot primi raportul pentru a oferi îndrumări sau pentru a efectua investigații.
Dacă din orice motiv nu sunteți de acord cu utilizarea acestui canal de transmitere a raportărilor, puteți accesa următoarele canale de raportare alternative:
- Pe email la adresa compliance@tiuim.com
- În format tipărit la adresa la adresa de corespondență: UTI Research and Development Center, Șos. Olteniței nr. 107A, sector 4, București
